Módulo Descarga Informes Clientes – LEMUC Ltda.

LEMUC Ltda es el laboratorio oficial de ensayos de materiales de la Universidad Central, en las áreas de Hormigones, Mecánica de Suelos, Áridos y Asfalto. Sus clientes son empresas y entidades relacionadas con el área de construcción, para las cuales emite informes oficiales que presentan los resultados de los ensayos realizados.

En la dirección de mejora continua de sus operaciones y de aumento de la calidad de los servicios entregados a sus clientes, LEMUC ha decidido implementar una herramienta de administración, control y descarga a través del internet de estos informes.

Situación

Con un número de clientes mayor a 300, un numero de obras mayor a 700 y generando más de 1500 informes preliminarios y finales por año, LEMUC estaba asignando importantes recursos para la gestión manual de estos informes. Adicionalmente, para acceder a la información, los clientes necesitaban solicitarla explícitamente al laboratorio a través de teléfono, correo electrónico o incluso presencial. Para solicitudes no urgentes, los tiempos de respuesta habituales eran al rededor de 48 horas.

El objetivo de LEMUC ha sido dual: optimizar el uso de recursos internos destinados a la gestión de informes y lograr una importante mejora de la experiencia de los clientes al momento de obtener los resultados de los ensayos contratados.

De esta manera, LEMUC estaba buscando una herramienta sencilla, de fácil uso y rápido aprendizaje, que pueda ser utilizada como repositorio de informes, que publique los informes de manera segura hacia los clientes y que además sea customizada en relación a los procesos internos de la empresa.

Solución

Después de varias iteraciones, ProjectOne ha llegado a una propuesta de diseño y desarrollo de un módulo web customizado que satisfaga los requerimientos de negocio de LEMUC.

El módulo considera una doble interfaz de usuario, una para administradores y una para clientes. La interfaz para clientes es sencilla y directa, necesitando solamente la autenticación en el sistema y la selección de la obra para acceder a descargar los últimos informes publicados. El cliente está notificado automáticamente por correo electrónico cuando se publica un nuevo informe. La información en pantalla muestra los elementos de mayor interés para el cliente. Se han incluido también una serie de controles de tipo filtros u ordenamiento, para facilitar la búsqueda de informes específicos.

Para administradores se han incluido componentes adicionales como:

  • Control de versiones de informes
  • Publicación a futuro de informes
  • Control de estados de informes y obras
  • Gestión de responsables
  • Informes históricos de actividad

El módulo está integrado con el sistema actual de gestión operaciónal con el objetivo de tener listas únicas de clientes y obras. Después de un análisis de capacidad, se ha decidido utilizar la infraestructura web existente. La implementación ha considerado aproximadamente cuatro semanas de desarrollo, después de las cuales se ha iniciado la etapa de marcha blanca con un número limitado de clientes.

Beneficios

LEMUC Ltda. utiliza el Módulo de Descarga de Informes de Clientes desarrollado por ProjectOne para mejorar la experiencia de sus clientes respecto a la entrega de los resultados de los ensayos contratados y para aumentar la eficiencia de los recursos internos destinados a la gestión de estos informes.

Rapidez en la entrega de resultados

La notificación proactiva y la disponibilidad inmediata de los informes en la web permiten al cliente acceder a la información necesaria en el tiempo más corto posible.

Interfaz sencilla

La interfaz limpia y sencilla permite acortar la curva de aprendizaje, minimizar los errores y el riesgo de confusiones.

Ahorro de tiempo

El personal encargado de la gestión de informes ya no necesita manejar individualmente todas las solicitudes de información de los clientes. Los clientes ya no necesitan esperar la disponibilidad del personal para la entrega de la información.

Transparencia y responsabilidad

La información en pantalla y los detalles de los informes históricos ofrecen mejor visibilidad de todas la actividades de carga y luego descarga de los informes publicados.

Solicitar mayor información

www.ProjectOne.cl