Implementación Microsoft Project Server 2010 – e-contact

El cliente, e-contact S.A., es proveedor de servicios profesionales TIC de alta especialización y complejidad en integraciones para Centros de Contacto. Tiene un volumen de trabajo total mayor a 50.000 HH al año, distribuidas en más de 150 proyectos. Es partner Microsoft y de otros proveedores de tecnología de clase mundial y trabaja en el marco de un proceso de gestión de calidad certificado ISO9001:2008.

Para satisfacer la necesidad de mejorar la gestión de recursos y proyectos modernizando las herramientas de gestión y control de procesos, el cliente ha decidido implementar el producto Microsoft Project Server 2010, aprovechando la infraestructura Microsoft existente.

Situación

Para la gestión de proyectos y recursos, e-contact ya estaba utilizando desde varios años una aplicación web open-source customizada. La implementación inicial ha dado buenos resultados. Sin embargo, últimamente esta ha quedado obsoleta por el crecimiento de la empresa. Los proyectos han ido aumentando en complejidad, los recursos a gestionar han sido cada vez mayores y la estructura de la organización se ha ido sofisticando. Incapaz de evolucionar, la aplicación se ha transformado en un freno para los esfuerzos de desarrollo de la organización.

Los objetivos del cliente han sido mejorar la gestión de recursos en acuerdo con la nueva estructura organizacional y de procesos, aprovechar la infraestructura de aplicaciones Microsoft existente y asegurar la posibilidad futura de upgrade a nuevas versiones de software.

Solución

e-contact ha sido muy interesada en evaluar el uso de Microsoft Project Server 2010, que además de las funcionalidades de gestión de proyectos y recursos de clase mundial, ofrece integración nativa al nivel cliente con las aplicaciones de la suite Microsoft Office 2010 Professional y al nivel servidor con Microsoft Sharepoint Server 2010, ambos en uso en la empresa.

La evaluación se ha hecho a través de un piloto por una duración de dos meses, con el cual se realizó la gestión de dos proyectos típicos de la empresa. Al final del piloto, los resultados han sido muy satisfactorios, demostrando que el uso del Microsoft Project Server 2010 podría traer los beneficios esperados, integrándose muy bien en la cultura de trabajo de la organización. Esta conclusión ha llevado a la decisión de implementar lo antes posible el producto al nivel de toda la empresa.

Microsoft Project Server 2010 funciona sobre una instalación previa de Microsoft Sharepoint Server 2010 Enterprise, que por sí mismo presenta capacidades remarcables para colaboración, gestión de documentos y conocimiento, inteligencia de negocios (Business Intelligence) y otras áreas. Project Server 2010 extiende todas estas capacidades hacia el dominio de la gestión empresarial de proyectos (EPM) y agrega funcionalidad específica, como gestión de tareas, hojas de tiempo, gestión de recursos, informes de estado y avances y otros.

Como parte del ecosistema Microsoft, el producto se integra adicionalmente con Active Directory (usuarios, grupos, permisos), Exchange Server y Outlook 2010 (tareas, notificaciones), Excel 2010 y Microsoft Project 2010.

El personal utiliza habitualmente la aplicación web para reportar avances, tiempos y manejar la documentación de los proyectos. Para tareas avanzadas de edición de proyectos y también para poder trabajar fuera de línea, los gerentes de proyectos utilizan Microsoft Project 2010 Professional, descargando localmente los proyectos o subproyectos y el pool de recursos empresariales, utilizando las opciones de check-in y check-out.

La duración de la implementación ha sido de aproximadamente tres meses, incluyendo las etapas de análisis de procesos, preparación del entorno, instalación y configuración del producto, capacitaciones del personal y desarrollo de documentación.

Beneficios

El cliente utiliza Microsoft Project Server 2010 para la gestión empresarial de los proyectos TIC que está implementando en sus clientes. Los procesos de gestión y reportes han mejorado en rapidez, transparencia y riqueza de información, estando adaptados a la estructura y a la cultura de trabajo de la organización. Adicionalmente el producto esta integrado en el conjunto de aplicaciones Microsoft en uso.

Reportes de avances de tareas y hojas de tiempo

El personal utiliza la interfaz web para reportar diariamente los avances en las tareas asignadas y los tiempos consumidos.

Colaboración

El personal utiliza la funcionalidad tipo wiki, carpetas web y sitios de proyecto para compartir documentación, información de configuración de sistemas, tips y avisar sobre problemas y riesgos en el proyecto.

Metadata e inteligencia de negocios

Utilizando la misma terminología y categorías de información en todos los proyectos de la empresa, se habilita la posibilidad prácticamente ilimitada de creación de reportes, tablas dinámicas y cubos OLAP.

Gestión avanzada de proyectos

Los gerentes de proyectos pueden implementar metodologías estándar tipo PMI, pueden trabajar con los proyectos y recursos empresariales tanto en línea como fuera de línea y tienen la posibilidad de revisar en la web los estados y los detalles de todos los proyectos en curso.


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www.ProjectOne.cl