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Módulo Descarga Informes Clientes – LEMUC Ltda.

LEMUC Ltda es el laboratorio oficial de ensayos de materiales de la Universidad Central, en las áreas de Hormigones, Mecánica de Suelos, Áridos y Asfalto. Sus clientes son empresas y entidades relacionadas con el área de construcción, para las cuales emite informes oficiales que presentan los resultados de los ensayos realizados.

En la dirección de mejora continua de sus operaciones y de aumento de la calidad de los servicios entregados a sus clientes, LEMUC ha decidido implementar una herramienta de administración, control y descarga a través del internet de estos informes.

Situación

Con un número de clientes mayor a 300, un numero de obras mayor a 700 y generando más de 1500 informes preliminarios y finales por año, LEMUC estaba asignando importantes recursos para la gestión manual de estos informes. Adicionalmente, para acceder a la información, los clientes necesitaban solicitarla explícitamente al laboratorio a través de teléfono, correo electrónico o incluso presencial. Para solicitudes no urgentes, los tiempos de respuesta habituales eran al rededor de 48 horas.

El objetivo de LEMUC ha sido dual: optimizar el uso de recursos internos destinados a la gestión de informes y lograr una importante mejora de la experiencia de los clientes al momento de obtener los resultados de los ensayos contratados.

De esta manera, LEMUC estaba buscando una herramienta sencilla, de fácil uso y rápido aprendizaje, que pueda ser utilizada como repositorio de informes, que publique los informes de manera segura hacia los clientes y que además sea customizada en relación a los procesos internos de la empresa.

Solución

Después de varias iteraciones, ProjectOne ha llegado a una propuesta de diseño y desarrollo de un módulo web customizado que satisfaga los requerimientos de negocio de LEMUC.

El módulo considera una doble interfaz de usuario, una para administradores y una para clientes. La interfaz para clientes es sencilla y directa, necesitando solamente la autenticación en el sistema y la selección de la obra para acceder a descargar los últimos informes publicados. El cliente está notificado automáticamente por correo electrónico cuando se publica un nuevo informe. La información en pantalla muestra los elementos de mayor interés para el cliente. Se han incluido también una serie de controles de tipo filtros u ordenamiento, para facilitar la búsqueda de informes específicos.

Para administradores se han incluido componentes adicionales como:

  • Control de versiones de informes
  • Publicación a futuro de informes
  • Control de estados de informes y obras
  • Gestión de responsables
  • Informes históricos de actividad

El módulo está integrado con el sistema actual de gestión operaciónal con el objetivo de tener listas únicas de clientes y obras. Después de un análisis de capacidad, se ha decidido utilizar la infraestructura web existente. La implementación ha considerado aproximadamente cuatro semanas de desarrollo, después de las cuales se ha iniciado la etapa de marcha blanca con un número limitado de clientes.

Beneficios

LEMUC Ltda. utiliza el Módulo de Descarga de Informes de Clientes desarrollado por ProjectOne para mejorar la experiencia de sus clientes respecto a la entrega de los resultados de los ensayos contratados y para aumentar la eficiencia de los recursos internos destinados a la gestión de estos informes.

Rapidez en la entrega de resultados

La notificación proactiva y la disponibilidad inmediata de los informes en la web permiten al cliente acceder a la información necesaria en el tiempo más corto posible.

Interfaz sencilla

La interfaz limpia y sencilla permite acortar la curva de aprendizaje, minimizar los errores y el riesgo de confusiones.

Ahorro de tiempo

El personal encargado de la gestión de informes ya no necesita manejar individualmente todas las solicitudes de información de los clientes. Los clientes ya no necesitan esperar la disponibilidad del personal para la entrega de la información.

Transparencia y responsabilidad

La información en pantalla y los detalles de los informes históricos ofrecen mejor visibilidad de todas la actividades de carga y luego descarga de los informes publicados.

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Implementación Microsoft Project Server 2010 – e-contact

El cliente, e-contact S.A., es proveedor de servicios profesionales TIC de alta especialización y complejidad en integraciones para Centros de Contacto. Tiene un volumen de trabajo total mayor a 50.000 HH al año, distribuidas en más de 150 proyectos. Es partner Microsoft y de otros proveedores de tecnología de clase mundial y trabaja en el marco de un proceso de gestión de calidad certificado ISO9001:2008.

Para satisfacer la necesidad de mejorar la gestión de recursos y proyectos modernizando las herramientas de gestión y control de procesos, el cliente ha decidido implementar el producto Microsoft Project Server 2010, aprovechando la infraestructura Microsoft existente.

Situación

Para la gestión de proyectos y recursos, e-contact ya estaba utilizando desde varios años una aplicación web open-source customizada. La implementación inicial ha dado buenos resultados. Sin embargo, últimamente esta ha quedado obsoleta por el crecimiento de la empresa. Los proyectos han ido aumentando en complejidad, los recursos a gestionar han sido cada vez mayores y la estructura de la organización se ha ido sofisticando. Incapaz de evolucionar, la aplicación se ha transformado en un freno para los esfuerzos de desarrollo de la organización.

Los objetivos del cliente han sido mejorar la gestión de recursos en acuerdo con la nueva estructura organizacional y de procesos, aprovechar la infraestructura de aplicaciones Microsoft existente y asegurar la posibilidad futura de upgrade a nuevas versiones de software.

Solución

e-contact ha sido muy interesada en evaluar el uso de Microsoft Project Server 2010, que además de las funcionalidades de gestión de proyectos y recursos de clase mundial, ofrece integración nativa al nivel cliente con las aplicaciones de la suite Microsoft Office 2010 Professional y al nivel servidor con Microsoft Sharepoint Server 2010, ambos en uso en la empresa.

La evaluación se ha hecho a través de un piloto por una duración de dos meses, con el cual se realizó la gestión de dos proyectos típicos de la empresa. Al final del piloto, los resultados han sido muy satisfactorios, demostrando que el uso del Microsoft Project Server 2010 podría traer los beneficios esperados, integrándose muy bien en la cultura de trabajo de la organización. Esta conclusión ha llevado a la decisión de implementar lo antes posible el producto al nivel de toda la empresa.

Microsoft Project Server 2010 funciona sobre una instalación previa de Microsoft Sharepoint Server 2010 Enterprise, que por sí mismo presenta capacidades remarcables para colaboración, gestión de documentos y conocimiento, inteligencia de negocios (Business Intelligence) y otras áreas. Project Server 2010 extiende todas estas capacidades hacia el dominio de la gestión empresarial de proyectos (EPM) y agrega funcionalidad específica, como gestión de tareas, hojas de tiempo, gestión de recursos, informes de estado y avances y otros.

Como parte del ecosistema Microsoft, el producto se integra adicionalmente con Active Directory (usuarios, grupos, permisos), Exchange Server y Outlook 2010 (tareas, notificaciones), Excel 2010 y Microsoft Project 2010.

El personal utiliza habitualmente la aplicación web para reportar avances, tiempos y manejar la documentación de los proyectos. Para tareas avanzadas de edición de proyectos y también para poder trabajar fuera de línea, los gerentes de proyectos utilizan Microsoft Project 2010 Professional, descargando localmente los proyectos o subproyectos y el pool de recursos empresariales, utilizando las opciones de check-in y check-out.

La duración de la implementación ha sido de aproximadamente tres meses, incluyendo las etapas de análisis de procesos, preparación del entorno, instalación y configuración del producto, capacitaciones del personal y desarrollo de documentación.

Beneficios

El cliente utiliza Microsoft Project Server 2010 para la gestión empresarial de los proyectos TIC que está implementando en sus clientes. Los procesos de gestión y reportes han mejorado en rapidez, transparencia y riqueza de información, estando adaptados a la estructura y a la cultura de trabajo de la organización. Adicionalmente el producto esta integrado en el conjunto de aplicaciones Microsoft en uso.

Reportes de avances de tareas y hojas de tiempo

El personal utiliza la interfaz web para reportar diariamente los avances en las tareas asignadas y los tiempos consumidos.

Colaboración

El personal utiliza la funcionalidad tipo wiki, carpetas web y sitios de proyecto para compartir documentación, información de configuración de sistemas, tips y avisar sobre problemas y riesgos en el proyecto.

Metadata e inteligencia de negocios

Utilizando la misma terminología y categorías de información en todos los proyectos de la empresa, se habilita la posibilidad prácticamente ilimitada de creación de reportes, tablas dinámicas y cubos OLAP.

Gestión avanzada de proyectos

Los gerentes de proyectos pueden implementar metodologías estándar tipo PMI, pueden trabajar con los proyectos y recursos empresariales tanto en línea como fuera de línea y tienen la posibilidad de revisar en la web los estados y los detalles de todos los proyectos en curso.


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